求人企業へ応募や問い合わせなどの連絡をするときに注意したいのは、ファーストコンタクトで悪い印象を与えないようにすることです。
メールであっても電話であっても、社会人としてのビジネスマナーや人物像はチェックされています。
社会人経験がない人も、応募や問い合わせのマナーを確認して、確実に対応しましょう。
問い合わせメールの基本
メールでの応募・問い合わせのマナー
最近では電話よりも求人企業とのやり取りにメールを使用する機会が増えています。
応募連絡や問い合わせでは、電話よりメールの方が歓迎される傾向にあります。
使用するメールアドレス
在職中に会社のメールアドレスから転職活動のメールを送信するのは非常識です。
個人用のメールアドレスを使用するようにしましょう。
もっていない場合には、Gmailなどの無料メールサービスを使うのもひとつの方法です。
つける件名
メールの件名は、ひと目で内容がわかるようにすることが大切です。
求人情報を知った媒体名と募集職種を明記するなど、求人の問い合わせであることがわかりやすい件名にしましょう。
【例】○○サイトの営業職募集についての問い合わせ
書く内容
問い合わせの内容は、読みやすさに配慮して、簡潔にわかりやすくまとめます。
長い文章は避けて、箇条書きなどで読みやすくしましょう。
手紙のように時候のあいさつなどは書かなくてもかまいません。
添付ファイル
指示がある場合を除き、基本的に添付ファイルはつけません。
ウイルス感染のリスクやトラブルが発生することを避けます。
メールの書き方の例
件名：○○サイトの営業職募集についての問い合わせ（例）
○○株式会社
採用ご担当者様
○○○○と申します。
○○の求人サイトにて、貴社の営業職の募集を拝見しました。
ぜひ応募したいと考えており、お伺いしたい点について、ご連絡さしあげます。
【質問できる内容】
- 募集職種
- 業務内容
- 応募資格
- 勤務地 など
お忙しいところ恐縮ではございますが、ご教示くださいますようお願い申し上げます。
○○○○（自分の名前）
連絡先：メールアドレス、電話
問い合わせメールのポイント
□件名は一目でわかるように
□個人用のメールアドレスを使用する
□改行を入れて読みやすくする
□質問は数点にしぼって簡潔にまとめる
問い合わせ電話の基本
電話での応募・問い合わせのマナー
メールより電話の方が確認しやすかったり、熱意が伝わりやすいものは電話をかける方がよいでしょう。
できるだけ忙しい時間帯に電話をかけることは避け、簡潔に問い合わせの内容を伝えます。
携帯電話を使う場合は、静かな場所を選び、電波の状況を確認しておきましょう。
電話をかけるのは緊張するという人も多いので、必要な準備をしてから電話をすると安心です。
話す内容
問い合わせたい内容や要点をまとめて、箇条書きにメモしておきます。
面接の予約を電話で行う可能性がありますので、予め面接可能な日時は整理しておきましょう。
手元に準備しておくといいもの（例）
- 求人情報
- 職務経歴書（履歴書）
- 筆記用具
- メモ
- カレンダー、手帳
- 地図 など
忙しい時間帯を避ける
電話は先方が忙しいと思われる時間帯を避けて、営業時間内にかけることが基本です。
朝はミーティングや朝礼を行う会社があります。
昼休みや終業間際の電話も避けるのがマナーです。
緊急な要件でなければ、以下の時間は控えましょう。
- 始業時刻30分間
- 昼休み時間
- 終業時刻30分間
電話をかける手順
- 静かな場所からかける
- 挨拶をして、採用担当につないでもらう
- 質問を受け付けてもらえるかを確認してから、問い合わせ内容を質問する
- 採用担当が不在であれば、「改めてかけ直しますので、何時頃おかけすればよろしいでしょうか？」など確認しておく
電話のかけ方の例
電話のかけ方で、常識が見られることもあります。
基本的な電話マナーを押さえておきましょう。
電話のかけ方
電話がつながったら、まずは問い合わせの電話であることを伝えます。
いきなり質問を切り出しても、電話に出た人がわかる内容とは限りません。
- 恐れ入りますが～
- お忙しいところ申し訳ございません～
- 突然お電話さしあげます～
- お聞きしたいのですが～
【例】「～の件で、お伺いしたことがございまして、お電話をしました。」
【例】「～の求人を拝見して、応募させていただきたく、お電話をさしあげました。」
名乗り方
自分の名前を伝えて、担当者につないでもらいます。
- 名前を名乗る
- 名前はフルネームで言う
- 電話が担当者につながれたら、同様に名乗る
求人内容の問い合わせ
応募条件を満たしていないときは、応募が可能であるかを確認します。
その際、条件を満たしていないことだけでなく、不足している条件をカバーできるセールスポイントを簡潔に説明することが大切です。
- 業務や気になる点などを具体的に質問する
- 話の内容をメモする
- 職歴や志望動機、保有資格などを聞かれてもいいように簡潔にまとめておく
面接日時の調整
面接日時は復唱するなどして間違わないように確認します。
- まずは先方の都合を優先する
- 指定された面接日時を変更する場合は、業務都合など理由を伝えて、別の日に設定してもらう
- 面接場所は事前に調べて、わからなければ最寄り駅や目印などを確認する
終わりの挨拶
最後にお礼をして、相手よりあとに電話を切ります。
- 問い合わせへの対応や面接日時調整のお礼をする
- 相手が受話器を置いてから切る
【例】「ご配慮ありがとうございました。」
【例】「それでは失礼いたします。」
問い合わせ電話のポイント
□聞き取りやすい声ではっきりと
□相手の状況に応じて話す
□タイミングよくあいづちを打つ
□沈黙はしない
□正しい言葉遣いで話す
まとめ
応募したい求人が掲載されている転職サイトに問い合わせ機能があれば、活用しましょう。
電話よりメールは気軽に使えますが、配慮は欠かせません。
電話をかけるときは、過度に緊張する必要はないのですが、電話をしたときの応対から採用選考が始まっているかもしれないことを理解しておきましょう。
ファーストコンタクトが選考にも影響することを意識して、好印象を残せるよう、基本的なマナーと配慮が大切です。
