添え状(カバーレター)の書き方


履歴書や職務経歴書を応募企業へ郵送する場合、そのまま封筒に入れて送付したのでは、心証はよくありません。履歴書や職務経歴書を送付するときには、添え状(カバーレター)をつけるようにしましょう。

応募書類の履歴書や職務経歴書とは違い、挨拶状として添付する添え状(カバーレター)は書類選考に必要な書類ではありません。

添え状(カバーレター)は、形式的な要素が強い書類だからこそ、社会人としての常識が問われるところです。添え状(カバーレター)では、印象アップを目指すのが正解です。

応募書類の添え状(カバーレター)

添え状(カバーレター)の役割

添え状(カバーレター)には、採用担当が履歴書や職務経歴書に目を通す意欲を高めるための役割があります。

①挨拶状・送付状

  • ビジネスレターとしての体裁
  • 常識のある内容
  • 社会人としてのマナー

②自己紹介・自己PR

  • 印象アップ
  • 不利な状況の払拭
  • 人間性のアピール

③アピールとカバー

  • 応募職種に合致する実績・専門性・資格をセールスポイントとしてアピール
  • 経験不足・ブランクなどマイナスイメージをカバー

添え状(カバーレター)の基本

添え状(カバーレター)は、必要以上に余計な情報を入れず、基本的な内容を押さえることが大切です。

非常識な添え状

添え状だけで、採用が決まることはありませんが、常識外れの添え状でマイナス印象を与えてしまうことはあります。

  • 応募企業向けではなく、定型文のみで送付する
  • これまでの経歴について、不利な状況の言い訳あるいは自慢話のような実績について、長文で記載する
  • 待遇や希望条件など、要望を記載する

常識的な添え状

社会人として常識的な添え状は、好ましい第一印象につながります。

  • 履歴書、職務経歴書を郵送するための送付状として添え状(カバーレター)を添付する
  • 添え状は採否が判断されるものではなく、印象をアップさせるための補助的なものと理解する
  • 過度な思いや懇願を長々と記載するのではなく、シンプルに礼儀正しい書き方をする

添え状(カバーレター)の書き方

添え状(カバーレター)には、業界や業種を問わず、標準的な書き方があります。

基本スタイル

  • A4サイズの用紙1枚10~20行程度
  • 右上から日付、左詰めで宛先(会社名、担当者名)、右詰めで応募者(住所、名前、連絡先)
  • 中央に少し大きめの文字でタイトル(例)「応募書類送付について」など
  • 冒頭のあいさつ・本文(応募の経緯、自己紹介、面接検討のお願い)

冒頭の挨拶(決まり文句)

【例】拝啓 貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。~敬具

応募先の敬称

  • 一般企業:貴社
  • 病院・医院:貴病院、貴医院
  • 財団法人:貴財団
  • 会計・法律事務所:貴事務所
  • 保育園・幼稚園:貴園

応募の経緯

どの求人広告を見たのか、紹介なのか。採用担当は応募書類がどのようなルートできたかについて、強い関心をもっています。

簡単な自己紹介

余計な情報を入れる必要はなく、希望する職種やこれまでの仕事などについて2~3行程度記載します。

面接検討の依頼

「よろしくご検討いただきたく、お願い申し上げます。(例)」などシンプルに。懇願するのは逆効果です。

同封書類(記)

  1. 履歴書 1通
  2. 職務経歴書 1通

添え状(カバーレター)のポイント

添え状(カバーレター)は、応募書類の内容をカバーすることを意識して作成することがポイントです。

未経験職種の場合

  • 応募職種と関連する職務経験を簡潔に記載する
  • 応募職種に役立つ知識について勉強中であることをアピールする
  • 積極的に自ら学ぶ姿勢を示し、短期間で戦力になることを伝える
「営業職の経験はありませんが、同業界の販売経験をもとに業界のしくみや商品全般の基礎知識を活かして、営業職として努力したいと考えております。」

職歴が短い場合

  • 短期間で退職した理由は簡潔に記載する
  • 前職の批判はしない
  • 採用担当が納得できる前向きな理由を記載する
「入社して短期間で営業事務から営業に異動しましたが、営業事務の経験を活かして営業の皆様をサポートしたいと考えています。」

フリーターの場合

  • アピールできる就業経験があれば簡潔に記載する
  • 自主的に勉強、自己啓発していることで熱意を示す
  • 職務経歴でアピールできない場合は、自己PR書を添付する
「以前から不動産業界には大変興味があり、宅建の勉強を続けています。今後は接客や店舗運営の経験を活かして、営業職として貢献していきたいと考えています。」

ブランク期間がある場合

  • ブランク期間の経験や学んだことが活用できる点を簡潔に記載する
  • 資格を取得できていない場合、今後のキャリアプランを記載する
  • 今後の勤続意思が強いことを伝える
「2年と決めて勉強をしてきた資格には合格できませんでしたが、学んだ会計知識を活かして、貴社の経理職として短期間で戦力になりたいと思います。」

封筒選び・宛名書き

応募書類を郵送するときのマナーには、社会人としての基礎的なスキルが表れます。ビジネスマナーを守りましょう。

封筒の選び方

封筒は書類の大きさとボリュームに合ったビジネス仕様のものを使います。履歴書のみを送る場合には、市販の履歴書にセットされた封筒を使っても問題ありません。

折らずに送るのであれば、職務経歴書も含めて入る封筒を用意し、クリアファイルに書類を入れて送ることをおすすめします。別途購入した封筒を使う場合には、「応募書類在中」と赤字で書いておきます。

宛名の書き方

宛名には適切な敬称を使います。

  • 宛先が人事部宛:○○○株式会社 人事部御中
  • 宛先が部署と担当者名:○○○株式会社 人事部 ○○様
  • 宛先が担当者名のみ:○○○株式会社 採用ご担当 ○○様
  • 社名以外の記載がない:○○○株式会社 採用ご担当者様

入れる順番

添え状、履歴書、職務経歴書の順番に入れます。作品のコピーなどをつける場合には、職務経歴書の後ろに入れます。

封筒の裏

封筒の裏には差出人の住所・氏名を書きます。のりづけで封をして、セロハンテープなどは使いません。

持参するとき

郵送するのではなく、面接日などに持参する場合には、書類が折らずに入るサイズの封筒を用意しましょう。

まとめ

添え状(カバーレター)には余計なことは記入せず、必要な情報のみにしましょう。個人的な事情を長々と説明するような記載は常識を疑われます。社会人としてのビジネスマナーが身についていることを示すことが大切です。

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参考:添え状の基本スタイル


20××年×月×日

○○○株式会社
採用ご担当 ○○様

〒×××-××××

東京都・・・・・・・・・・
氏名○○ ○○
電話:×××-××××-××××
メールアドレス・・・・・・

 

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