キーワード解説
添え状とは
添え状（カバーレター）とは、履歴書や職務経歴書などの応募書類を送付するときに、挨拶状として添付する書類のことです。
添え状は送付状としての役割りもあり、送付する書類を記載して間違いを防ぎます。
ファックスの送付状と同様にビジネスマナーのひとつです。
ビジネス文書ですので、A4サイズ1枚に横書きにします。
添え状は採用選考に必要な書類ではありませんので、常識的なビジネス文書を作成すれば問題ありません。
逆に非常識な添え状は、マイナス印象を残す可能性が高くなります。
採用担当が最初に目を通す書類ですので、基本を押さえて、履歴書や職務経歴書の印象をよくするように作成しましょう。
添え状で熱意を伝えることは大切ですが、志望動機や自己PRを長々と書き連ねるのは逆効果です。
添え状の役割は、第一印象をよくして、履歴書や職務経歴書に目を通す意欲を高めることにあるといえます。
志望動機や自己PRは履歴書や職務経歴書にきちんと書けばよいのです。
添え状の役割
ビジネスマナーとして、応募書類を送付するときに添付します。
挨拶状の役割としては、社会人としての常識やマナーを理解していることを伝えることです。
送付状の役割としては、送付する書類を記載して間違いを防ぐことです。
添え状は選考に必要な書類ではなく、あくまで補助的なものですので、応募書類の印象をよくするための内容を簡潔に記載します。
詳しい経験やスキル、熱意は、職務経歴書の職務内容や自己PRでアピールしましょう。
添え状の基本的な内容
添え状には最低限押さえておきたい項目があります。
基本を押さえたうえで、好印象につなげることが大切です。
- 簡単な時候の挨拶
- 応募の経緯
- 簡単な自己紹介
- 面接の依頼
- 同封する書類名
要件を満たしていない場合
経験年数や免許、資格など応募に条件がついている求人に、条件を満たしていなくても応募できる場合があります。
その場合、いきなり応募書類を送付するのではなく、事前に電話やメールなどで問い合わせて応募できるかどうかを確認しておきましょう。
添え状では、求人の要件は満たしていないけれど、応募することについて了解を得ていること、応募できることへの感謝の気持ちを記載します。
実務経験が浅い場合
応募条件より多少実務経験が足りなくても、採用されるケースは多々あります。
その場合、添え状で不足している経験をカバーする意欲や強みを伝えることが大切です。
未経験の職種に応募する場合
未経験の職種だからといって、添え状であまりそのことに触れる必要はありません。
勉強中の資格や自己啓発していることで、前向きな姿勢をアピールできます。
新しい仕事に順応できる能力として、柔軟性や積極性が伝わるようにまとめるとよいでしょう。
異業種から転職する場合
異業種からの転職では、過去の経験を強調するよりも、新しい分野にチャレンジする謙虚な姿勢が好印象を与えます。
応募書類に興味を持ってもらったり、会ってみたいと思われるような添え状にすることが大切です。
同業種で転職する場合
同業種の転職では、業界経験や知識はアピール材料ですが、添え状で強調しすぎるのは好ましくありません。
業界特有の共通点はあっても、それぞれの企業でのやり方は異なることも多いからです。
フリーター経験がある場合
フリーターとなった理由を前向きに伝える工夫が必要です。
やりたいことの追求や適性の見極め、家庭の事情など、どんな理由であっても、その人なりの積極的な理由づけが採用担当の不安を払拭することに役立ちます。
ブランクがある場合
ブランク期間があっても、その期間をどのように過ごしていたかで与える印象が異なります。
資格取得や自己啓発など、再就職のために自発的な準備をしていたことを伝えることが必要です。
- 添え状は応募先によって内容を変える
- A4サイズに横書きが基本
- 応募書類の大きさに合わせた方がよい場合は用紙サイズを選ぶ
- 1枚に簡潔にまとめる