採用通知書

キーワード解説

採用通知書とは

採用通知書とは、採用の決定について、応募者へ知らせる文書のことです。採用通知書に出社日や労働条件などが明示されていれば、採用確定の意思表示と認められます。

また採用通知に入社承諾書を同封して、提出期限までに返送されない場合には、採用の取消しをするという方法もあります。

採用通知は電話で行われることもありますが、入社時に提出が必要となる書類が多いため、採用通知書に必要な書類を記載して、事前に持参することを求められる場合があります。

新卒の場合、採用が決まってから、入社までの期間が長いので、労働条件の確認や入社前研修などのため、事前に出社日が設けられていることがほとんどです。

採用通知は、面接後の1週間から10日程度が目安とされてはいますが、応募人数などによって通知期間には幅があります。通常は、面接のときに次の連絡について伝えられます。

入社時に求められる書類

  • 身元保証書
  • 誓約書
  • 年金手帳
  • 雇用保険被保険者証
  • 源泉徴収票
  • 給与振込先銀行口座
  • マイナンバーなど

不採用通知

不採用の場合、連絡がなければ、不採用という対応もありますが、一般的には、不採用となっても、メールや電話、郵送で通知されます。不採用の場合には、通知と併せて応募書類が返却されることもあります。

不採用となった応募者の書類について、企業には返却の法的義務はありませんが、採用活動で得た個人情報は、採用選考の目的以外に利用できませんので、返却や廃棄されます。

個人情報の再利用制限

個人情報は応募書類だけでなく、データベース化された連絡先、選考での評価も対象となります。利用する目的がなくなった個人情報については、遅滞なく消去するよう努めなければならないことになっています。(個人情報保護法)

不採用者に対して追加募集するような可能性があっても、当初の利用目的とは異なるため、再利用は認められないと考えられます。

  • 履歴書・職務経歴書
  • 連絡先などデータベース化されたもの
  • 面接などで得た情報
  • 採用選考での評価

内定の取り消し

内定は契約を解約する権利が会社側に留保されている労働契約とであるとされています。内定の取り消しは、留保された解約権の行使ということになります。

内定の取り消しの可否は、採用通知書や応募者から提出された書類などに記載された内容を基準に判断されます。

採用通知書は、採用の決定を知らせ、提出が必要書類などを記載した文書
内定が出てから退職するまでのステップ
応募企業から内定が出て、ひと安心。でも転職活動はまだ終わりではありません。内定が出てから、転職先への入社を決めて、退職するまでのステップを着実に越えていきましょう。
転職・就職に役立つ用語集
転職・就職活動ではさまざまな専門用語や人事用語が登場します。20代・第二新卒の転職・就職に役立つ用語を集めて解説しています。必要な情報を転職・就職活動にお役立てください。
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