採用通知書

キーワード解説

採用通知書とは

採用通知書とは、求人企業が応募者へ採用の決定について知らせる文書のことです。

採用通知書は法的に定められた労働条件通知書とは異なり、企業に発行する義務はありません。

求職者は複数の求人に応募していることが多いので、採用の結果をスピーディに通知することで、人材が他社に流れることを防ぐ狙いがあります。

採用通知書に出社日や労働条件などが明示されていれば、採用確定の意思表示と認められます。

求人側の一方的な採用意思を通知するものであり、求職者の入社意思が確認されたものではなく、拘束力はありません。

採用通知に入社承諾書を同封して、提出期限までに返送されない場合には、採用が取り消されるということもあります。

採用通知そのものは電話で行われることもありますが、入社時に提出が必要となる書類が多いため、採用通知書に必要な書類を記載して、事前に提出することを求められる場合もあります。

新卒の場合は、採用通知をして求職者の入社意思の確認後に内定通知をするのが一般的な流れです。

新卒は採用が決まってから、入社までの期間が長いので、労働条件の確認や入社前研修などのため、事前に出社日が設けられていることがほとんどです。

採用通知は、面接後の1週間から10日程度が目安とされてはいますが、応募人数などによって通知期間には幅があります。

通常は、面接のときに次の連絡について伝えられます。

不採用通知

応募者が多い企業などでは、採用者のみに結果が通知されることもあります。

連絡がなければ、不採用ということになりますが、一般的には不採用となっても、メールや電話、郵送などで通知されます。

不採用の通知は、採用の通知より優先順位が下がりますので、通知されるのは遅い可能性があります。

1ヵ月以内に何からの連絡がない場合には、不採用の可能性が高いと考えられます。

不採用となった場合、通知と併せて応募書類が返却されることがあります。

不採用となった応募者の書類について、企業には返却の法的義務はありませんが、採用活動で得た個人情報は、採用選考の目的以外に利用できませんので、返却や廃棄されます。

内定の取り消し・辞退

採用を受諾すると入社するまでは内定期間となります。

内定は契約を解約する権利が企業側に留保されている労働契約とであるとされています。

内定の取り消しは、留保された解約権の行使ということになりますので、合理的な理由と社会通念上相当と認められるものに限られます。

内定の取り消しの可否は、採用通知書や応募者から提出された書類などに記載された内容を基準に判断されます。

一方、内定者からの辞退は、労働契約の解約が2週間前までであればいつでもできることから、入社する2週間前までは自由にできると考えられます。

入社時に求められる書類

入社するときには、業務に従事することを約束する「誓約書」や不正があったときなどに損害賠償などの保証人を明記した「身元保証書」の提出を求められることがあります。

  • 誓約書
  • 身元保証書
  • 年金手帳
  • 雇用保険被保険者証
  • 源泉徴収票
  • 給与振込先銀行口座
  • マイナンバー など

個人情報の再利用制限

個人情報は応募書類だけでなく、データベース化された連絡先、選考での評価も対象となります。

利用する目的がなくなった個人情報については、遅滞なく消去するよう努めなければならないことになっています。(個人情報保護法)

不採用者に対して追加募集するような可能性があっても、当初の利用目的とは異なるため、再利用は認められないと考えられています。

  • 履歴書・職務経歴書
  • 連絡先などデータベース化されたもの
  • 面接などで得た情報
  • 採用選考での評価 など
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採用通知書は、採用の決定を知らせ、提出が必要書類などを記載した文書