事務職の職務経歴書では、どのような仕事をどのような立場でどの程度できるかを示すことが大切です。
同じ事務職であっても求められる事務処理能力は求人の内容によって変わってきます。
応募する職種の適性やスキル、ヒューマンスキルも重要なアピール材料になります。
事務職の職務経歴書
職務経歴書とは
職務経歴書は履歴書より職務内容を詳細に記載した応募書類です。
実務能力を重視する転職の採用選考では、多くの場合、履歴書と職務経歴書で書類審査が行われます。
一般的に書類審査を通過した人に対してのみ、面接が行われますので、転職の採用選考における職務経歴書の重要度は高いといえます。
職務経歴書の役割
- 求められている経験やスキルがあることを伝える
- 未経験や不足しているスキルは勉強中であることを示す
- 伝えたいことをわかりやすくまとめる
事務職の職務経歴書に記載する内容
事務職は応募する業種・職種によって求められる内容が変わってきます。
応募する事務職に求められる経験・スキルを中心にまとめることが大切です。
必ず記載する内容
- 実務経験
これまで担当した具体的な業務内容、未経験なら関連する経験、業界知識 - 実績
- 業務改善や効率化などをアピール
- 資格
仕事に関連する保有資格 - PCスキル
使える機種、アプリケーション、スキルレベル
職務経歴書の書き方
事務職の仕事は、担当する業務をサポートすることで職場全体の業務を円滑に進めることです。
事務処理能力だけでなく、調整力やコミュニケーション力、仕事の取り組み姿勢が評価されます。
職務内容
業務内容を具体的に記載することで、事務処理能力・スキルレベルを伝えます。
具体的な数字
担当人数や1日の平均処理数などを示すことで、具体的な業務量がイメージできます。
実績
- 事務処理の効率化
- マニュアル作成
- 仕事の工夫や業務改善の提案など
仕事の取り組み姿勢
事務職としての仕事のスタンスを示すことで、適性、ポテンシャルをアピールしましょう。
保有資格
PCスキルは必須。応募職種で活用できる資格は勉強中の資格も記載します。
一般事務のアピールポイント
幅広い守備範囲が一般事務の特徴です。
帳票処理や資料作成、電話や来客対応、資料整理・保管など、細かな業務まで洗い出し、応募先に合わせて整理して伝えることが必要です。
専門性より総合力が求められる職種ですので、調整力やコミュニケーション力もアピール材料。
未経験者の募集も多いですが、やる気だけでなく応募先で役立つスキルや経験、適性を示します。
経験者
- 担当部署の人数と事務担当者の人数、平均処理数などを記載すると業務量がイメージしやすい
- 職務内容のまとめ方や記載など職務経歴書自体が事務スキルの判断材料になる
- 後輩指導、マニュアル作成、業務改善などの経験は積極的にアピールする
未経験者
- 資料作成や電話応対など事務系の業務経験は短期であっても、アピール材料
- PCスキルレベルは必須。勉強中であっても資格や受講講座などの裏付けとともに記載する
- 英語力や簿記知識など業務に関連するスキルや適性をもらさず伝える
営業事務のアピールポイント
営業事務は「取引先からの電話受注」や「営業職のサポート」など応募先により主となる業務内容が違います。
業界経験や事務処理能力、PCスキルが評価され、電話応対やコミュニケーション力も評価対象です。
未経験者の場合でも業界経験や商品知識、問い合わせやクレーム対応などの経験がアピール材になります。
経験者
- 担当した営業人数、1日の受注件数など業務量や処理スピードを示す
- 営業サポート業務や受注処理業務などは内容を詳細に記載し、関連する業務は応募先に合わせて整理して伝える
- PCスキルは入力速度も記載する
未経験者
- 電話応対やメールでの社外との折衝経験はささいなものでも伝える
- 同じ業界での勤務経験や業界知識、商品知識、簡単な簿記知識があれば積極的にアピールする
- 伝票仕訳、帳票作成経験などは、処理速度や正確性とともに記載する
経理事務のアピールポイント
経理事務は経験重視の傾向がありますので、キャリアに応じた経験業務、職務内容の詳細な記述が必要です。
企業規模や業界により経理の流れや仕訳項目が異なるため、求められる業務の特性を把握しておくことが大切。
未経験者でも日商簿記検定2級以上の知識を必要とする募集も多く、資格がない場合でも勉強中であることを伝えます。
緻密さや正確性、責任感などの資質もアピール材料です。
経験者
- 簿記会計関連の知識・スキルレベルを詳細に伝える。PCスキルは経理ソフトまで記載する
- 決算経験は有利。決算方式や年度ごとの担当範囲などをアピール
- 勉強中の資格などさらに高度な知識習得の意欲を伝える
未経験者
- 既卒・第二新卒であれば関連する学歴もアピール材料
- 職種が異なっても、応募先と同じ業界の勤務経験は、経理の流れを理解していることを記載する
- 簿記知識やPCスキル、英語力など業務に関連するものは勉強中のものも含めて記載する
貿易事務のアピールポイント
ビジネスのグローバル化により貿易事務も複雑化しています。
新たに貿易決済サービスなどIT系の求人ニーズもあります。
経験者は取り扱う貨物種類や関係法制度により手続きや書類が異なる点を考慮してアピールすること。
未経験者は英語力、PCスキルが応募条件となります。業務への責任感やヒューマンスキルを伝えることも大切です。
経験者
- コレポン業務における交渉・調整の経験、定期便利用のほかチャーター便手配の有無、決済方法など業務内容を具体的に記載する
- 応募先の業界や取扱貨物、荷受け方法などを事前に情報収集し、前職と共通する部分を特に強調して伝えるようにする
未経験者
- 英語でのメールやビジネス文書の作成、読解、翻訳などの業務経験はアピール材料。英語力は直近のTOEICのスコアを記載する
- 自ら学ぶ姿勢や短期間で成長できることを実務経験から伝える
秘書のアピールポイント
ハイレベルの実務力と未経験者歓迎と秘書求人は二極化傾向です。
外資系企業は経験者を対象にした人材派遣が多くなっています。
大手企業では人材紹介サービスが多いので、自分のキャリアと照らし合わせて応募先探しをすることが大切です。
未経験者は英語力とPCスキルにプラスしてコミュニケーション力などヒューマンスキルが評価対象です。
経験者
- グループ秘書か個人秘書かの区別。グループ秘書であれば何人で何人を担当したのか、自分のポジションを記載する
- 担当業務の比重や扱った文書・書類の外国語比率などを示す
- ボスの役職・年代・国籍など
未経験者
- 来客応対や連絡調整、後輩指導など実務経験から対人適性を客観的にアピール
- 気配りや気転などのヒューマンスキルや語学力、海外在住経験、外国人のアテンド経験、法務知識などもアピール材料
事務職の書類作成サポート
事務職の転職活動
作成した応募書類に自信が持てなかったり、応募する前に添削してもらいたい、という人も多いのではないでしょうか。
エージェントサービスを利用すると、業界や職種に精通したキャリアアドバイザーのサポートを受けることができます。
サービスのメリット
- キャリアの可能性を広げるカウンセリング
- 自分だけでは見つけられない求人紹介
- 書類作成や面接対策のアドバイス など
まとめ
事務職では事務処理能力やPCスキルが求められるのは当然ですが、コミュニケーション能力も評価対象です。
また業界知識や入社後のキャリアプランもアピール材料になりますので、応募先で貢献できることを積極的に伝えましょう。
参考：職務経歴書の基本構成
職務経歴書
20××年×月×日
氏名○○ ○○
【職務内容】
具体的な仕事内容や実績を伝えます。アピールになるアルバイト経験や派遣社員経験は記載して大丈夫です。
- 勤務先、入社・退社年月、所属、職種
- 経験した業務の詳細・実績
- 勤務先での評価、表彰、受賞、昇格、後輩指導など
【資格・スキル】
応募企業に役立つ知識や技能を伝えます。
- 免許・資格・スキルレベル
- 業務に関連する学歴、自己啓発
【転職理由・自己PR】
入社意欲や求人ニーズに合った適性や強みを伝えます。
- 転職（退職）理由
- 自己PR
【参考】
・厚生労働省ウェブサイト
・ハローワークインターネットサービス
